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Das Arbeitszeugnis

Sie sind undurchsichtig und in einer »Geheimsprache« geschrieben - Arbeitszeugnisse -, aber doch kein Hexenwerk? Wir haben dazu jemanden befragt, die sich damit auskennen muss - lies nachfolgende Antworten.

Pflicht

Ist ein Arbeitgeber auch bei Werkstudententätigkeiten und Praktika verpflichtet, ein Arbeitszeugnis auszustellen? Was ist mit Nebenjobs, die nichts mit dem Studium zu tun haben?

Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, unabhängig von dessen Art, Umfang und Dauer, einen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Der Arbeitgeber muss also ein Zeugnis ausstellen, auch wenn der Mitarbeiter »nur« teilzeitbeschäftigt oder nebenberuflich tätig war oder eine geringfügige Beschäftigung (Minijob) ausgeübt hat. Das heißt, dass auch Volontäre, Praktikanten und Werkstudenten ein Recht auf ein schriftliches Arbeitszeugnis besitzen. Ein qualifiziertes Zeugnis wird allerdings nur auf Verlangen des Mitarbeiters ausgestellt. Man muss sich daher selbst darum kümmern.

Anforderungen

Wie sieht es bei den formellen Anforderungen aus?

In formeller Hinsicht gibt es einige klare Anforderungen: Das Zeugnis muss auf dem offiziellen Geschäftspapier des Arbeitgebers ausgestellt sein, die richtige Person muss es unterzeichnet haben. Die Überschrift »Zeugnis« ist klar - bei Praktikanten kann, muss aber nicht »Praktikumszeugnis« darüber stehen. Das Adressfeld darf nicht ausgefüllt sein, das heißt, das Dokument darf nicht an den Mitarbeiter adressiert sein. Und schließlich: Unterstreichungen, Fettungen oder sonstige Hervorhebungen - auch Begriffe in Anführungsstrichen - sind unzulässig. Schreibfehler natürlich ebenfalls.

Was den Umfang betrifft gilt: Je qualifizierter der Job, je länger das Arbeitsverhältnis, umso ausführlicher das Arbeitszeugnis. Durchschnittlich geht man von ein bis zwei DIN A 4-Seiten aus. Im Gegenzug bedeutet das aber auch, dass das Zeugnis für ein dreiwöchiges Praktikum nicht übermäßig ausführlich und umfangreich sein sollte.

Welche inhaltlichen Kriterien muss ein Arbeitszeugnis erfüllen?

Neben der Überschrift und dem Einleitungssatz sollte jedes Zeugnis zunächst eine Aufstellung der wesentlichen Aufgaben und Tätigkeiten enthalten. Eine Unternehmensbeschreibung ist für den Zeugnisaussteller keine Pflicht, bei kleineren Firmen jedoch von Vorteil, um einen Überblick über das Arbeitsumfeld zu geben. Darüber hinaus sollte jedes qualifizierte Arbeitszeugnis eine Beurteilung der Leistung und des Verhaltens enthalten - hier liegt der Unterschied zu einem einfachen Arbeitszeugnis.

In den vergangenen Jahren haben sich in der Praxis und durch die Rechtsprechung Standards herausgebildet, welche Leistungskriterien beurteilt werden müssen. Da wären zum einen die Arbeitsbefähigung, also das »Können« und »Wissen«, die Arbeitsweise und der Arbeitsstil, die Leistungsbereitschaft - also die Motivation, das Engagement des Mitarbeiters - sowie das Arbeitsvermögen, dazu zählen Ausdauer und Belastbarkeit. Auch die Arbeitsergebnisse, also der Erfolg des Mitarbeiters, sollten Erwähnung finden.

Zusammengefasst werden die Leistungskriterien durch die sogenannte zusammenfassende Leistungsbeurteilung. Das ist der Satz, den die meisten wohl mit der Formulierung »zu unserer vollen oder vollsten Zufriedenheit« verbinden. Den Abschluss des Arbeitszeugnisses bildet die sogenannte Schlussformel, die nach dem Beendigungsgrund folgt. Sie ist vollständig, wenn der Arbeitgeber das Ausscheiden des Mitarbeiters bedauert, ihm für seine Leistungen dankt und ihm alles Gute und weiterhin viel Erfolg wünscht.

Worauf müssen Praktikanten und Werkstudenten achten, die ihr Arbeitszeugnis selbst erstellen?

Das Erstellen eines Arbeitszeugnisses ist kein Hexenwerk, wenn man sich mit dem Thema - und in erster Linie mit dem Job und seinen Anforderungen - auseinandersetzt. In punkto Praktika und Werkstudentenjobs geht es um die erste Berufserfahrung. Es ist daher wichtig, dass sich die Betreffenden bereits im Vorfeld überlegen, welche Aufgaben und Tätigkeiten sich für die geplante Karriere gut »vermarkten« lassen. Das heißt, welche Abteilungen hat man kennen gelernt, welche Workflows oder wirtschaftliche Zusammenhänge? Hat man eigene Projekte übertragen bekommen? Welche Fähigkeiten, welche Eigenschaften waren dafür erforderlich - zum Beispiel Stressresistenz, Organisationstalent, Kreativität? Wie schnell hat man sich eingearbeitet? Konnte man das Studienwissen anwenden? Sich neues Wissen aneignen?

Inhalt

Was darf nicht in einem Zeugnis stehen?

Auch wenn der Arbeitgeber angehalten ist, alle wesentlichen Tatsachen und Bewertungen, die für die Gesamtbeurteilung von Bedeutung sind, in das Arbeitszeugnis einfließen zu lassen, unterliegt er hierbei einigen allgemein gültigen Grundsätzen: Die Bewertung muss sich auf den gesamten Zeitraum des Arbeitsverhältnisses beziehen. Einmalige ungünstige Vorfälle, die nicht besonders schwer wiegen, dürfen im Zeugnis nicht erwähnt werden. Beanstandungen, die längere Zeit zurückliegen, und die nicht charakteristisch für das sonstige Verhalten des Mitarbeiters sind, dürfen ebenfalls nicht genannt werden. Negative Tatsachen dürfen nur dann aufgeführt sein, wenn der Arbeitgeber sie beweisen kann. Das Privatleben des Mitarbeiters gehört generell nicht in ein Arbeitszeugnis.

Um ein paar Details zu nennen, die immer wieder nachgefragt werden: Nicht im Arbeitszeugnis auftauchen sollten Abmahnungen, Krankheiten oder andere Fehlzeiten wie beispielsweise die Elternzeit, es sei denn, sie waren im Verhältnis zur Dauer des gesamten Arbeitsverhältnis übermäßig lang. Ebenfalls nicht genannt werden dürfen die Betriebsratszugehörigkeit oder Kündigungsgründe, die in der Person des Mitarbeiters liegen.

Formulierung / Verschlüsselung

Die Formulierungen in Zeugnissen sind aufgrund von Verschlüsselungstechniken für Laien schwer verständlich. Woher weiß ich, was mein Arbeitszeugnis wirklich aussagt?

Geheimcodes, Verschlüsselungstechniken - das hört sich immer recht mystisch an. Durch den arbeitgeberseitigen Spagat zwischen Wahrheitspflicht und Wohlwollen hat sich eine spezielle Zeugnissprache entwickelt. Als Geheimcode werden Formulierungen bezeichnet, die eine schlechte Leistung verklausuliert darstellen, wie zum Beispiel »Er hat sich stets bemüht ...« für eine mangelhafte Leistung. Mittlerweile sind diese gängigen Phrasen jedoch allseits bekannt, sodass man nicht mehr von einem Code sprechen kann.

Die sogenannten Verschlüsselungstechniken lassen sich mit gesundem Menschenverstand leicht begreifen oder überprüfen: Nehmen wir beispielsweise einen Volontär in einer Online-Redaktion? Was sind seine Aufgaben? Und welche Eigenschaften braucht er zur erfolgreichen Bewältigung? Auf jeden Fall Kreativität und Sprachgefühl für tolle Texte und, da hier öfter mal richtig Stress angesagt ist, auch Ausdauer und Belastbarkeit. Fehlt ein wichtiges Attribut im Arbeitszeugnis, ist das häufig ein Zeichen dafür, dass der Mitarbeiter in dieser Hinsicht Probleme hatte.

Gibt es noch andere Möglichkeiten der verklausulierten Leistungsbeurteilung?

Ja, Leistung wird zum Beispiel durch kurze und knappe Sätze abgewertet, durch die Hervorstellung von unwichtigen Details, während man wichtige auslässt oder durch Passivformulierungen, die die Selbständigkeit des Mitarbeiters in Frage stellen.

Die Verstärkung - also positive Beurteilung - erfolgt zum einen durch zeitliche Komponenten, dazu gehören feste Zeitwörter wie stets, immer, jederzeit, aber auch durch verstärkende Attribute wie sehr, äußerst, absolut oder ein sehr hohes Maß an etc. Auf der anderen Seite kann ein Zeugnisaussteller durch sprachliche Zusätze die positive Formulierung auch wieder einschränken. Formulierungen wie im Wesentlichen, im Großen und Ganzen, durchaus, teilweise, prinzipiell oder im Prinzip sollten besser nicht vorkommen.

Wer darf schreiben?

Wer ist berechtigt, mir ein Arbeitszeugnis auszustellen?

Generell ist der Arbeitgeber (im öffentlichen Dienst der Dienstherr) verpflichtet, das Zeugnis auszustellen. Er kann diese Tätigkeit auch delegieren, zum Beispiel an den direkten Fachvorgesetzten. Dieser weiß ohnehin meistens besser, welche Aufgaben der Mitarbeiter hatte oder wie er seine Arbeit erfüllt hat. In größeren Unternehmen wird häufig die Personalabteilung mit der Ausstellung des Arbeitszeugnisses beauftragt, die in der Regel ebenfalls den Fachvorgesetzten um seine Mithilfe bittet.

Praktikanten und Werkstudenten wird üblicherweise ein Betreuer oder Mentor zugeordnet, der häufig auch bei der Zeugnisbeurteilung um Mitwirkung gebeten wird. In diesem Fall ist er dann der richtige Ansprechpartner, wenn es darum geht, den Inhalt des Zeugnisses und die fachliche Beurteilung zu besprechen.

Sie sagten, dass viele Arbeitnehmer heute gebeten werden, sich ihr Arbeitszeugnis selbst zu schreiben. Das betrifft natürlich auch auf Werkstudenten und Praktikanten zu. Ist ein solches Vorgehen zulässig?

Rein rechtlich ist die Selbstbeurteilung kein Problem. Schließlich bleibt das von dem Mitarbeiter verfasste Arbeitszeugnis immer nur ein Entwurf. Was am Ende zählt, ist das vom Arbeitgeber unterschriebene Zeugnis - und dafür ist allein der Aussteller verantwortlich. Für den Mitarbeiter kann die Erstellung eines Arbeitszeugnisentwurfs auf jeden Fall von Vorteil sein, schließlich kann er auf diese Weise auf seine weiteren Karrierechancen gezielt Einfluss nehmen.

Wer allerdings Bedenken hat oder sich nicht zutraut, das Arbeitszeugnis selbst zu erstellen: Der Arbeitgeber darf von seinem Mitarbeiter keinen Zeugnisentwurf einfordern. Andererseits ist er jedoch auch nicht verpflichtet, dem Mitarbeiterentwurf zu folgen.

Rolle in der Bewerbung

Welche Rolle spielen Arbeitszeugnisse heutzutage noch für die Einstellungsentscheidung? Unsere Redaktion bekam Rückmeldungen von Personalverantwortlichen, die dem Thema kritisch gegenüberstanden.

In der Tat wird die Bedeutung von Arbeitszeugnissen kontrovers diskutiert. Der Grund sind viele wenig aussagekräftige Zeugnisse, die aus verschiedenen Bausteinen zusammengebastelt werden und denen es schlicht und einfach an Individualität fehlt. Allerdings gibt es bislang keine adäquate Alternative.

Die Glaubwürdigkeit vieler Dokumente leidet darunter, dass Mitarbeiter sich ihre Zeugnisse selbst schreiben und ein Großteil der Arbeitgeber den Forderungen nach einem überdurchschnittlich guten Arbeitszeugnis nachgibt, um gerichtliche Streitigkeiten zu vermeiden. Vielen Personalverantwortlichen fehlt zudem die Zeit für ausgiebige Mitarbeiterbeurteilungen und nicht alle besitzen das nötige Know-How oder das für die Formulierung wichtige Sprachgefühl.

Solange es keine Alternative gibt, wird das Arbeitszeugnis - neben Anschreiben und Lebenslauf - trotz all der Kritik eine wichtige Säule im Bewerbungsprozess bleiben. Meine Empfehlung ist deshalb, besonders auf die Individualität und Aussagekraft zu achten. Natürlich kann man »ein sehr hohes Maß an Kreativität oder Organisationstalent« bescheinigen. Allerdings sollte dann immer auch anschaulich beschrieben werden, bei welchen konkreten Tätigkeiten der Mitarbeiter das unter Beweis stellen konnte. Ein Firmenfremder wird auf diese Weise ein genaueres Bild von der Arbeitsweise eines Bewerbers erhalten.

Nachträglich erstellen

Kann ich mir mein Zeugnis auch nachträglich erstellen lassen? Zum Beispiel zwei Jahre nach Ende des Praktikums / der Werkstudententätigkeit?

Rein rechtlich gesehen, kann man bis drei Jahre nach Beendigung einer Tätigkeit ein Arbeitszeugnis einfordern. Die Betonung liegt allerdings auf »kann«. Sinnvoller ist es, ein qualifiziertes Zeugnis schnellstmöglich einzufordern. Nach einem längeren Zeitraum ist es Arbeitgebern oftmals einfach nicht mehr möglich, das Arbeitsverhältnis und die Person in allen Einzelheiten zu beurteilen.

Unzufrieden

Wie sollte ich reagieren, wenn ich mit einem mir ausgestellten Arbeitszeugnis nicht zufrieden bin?

Der Betroffene sollte auf jeden Fall sachlich reagieren und immer zuerst ein klärendes Gespräch suchen. Besonders für Praktikanten und Werkstudenten empfiehlt es sich, bereits vor der Erstellung des Arbeitszeugnisses mit der verantwortlichen Person über das Zeugnis sowie die zu dokumentierenden Aufgaben und die Beurteilung zu sprechen.

Wenn Sie bereits das fertige Arbeitszeugnis in den Händen halten, müssen Sie genau überlegen, welche Eigenschaften und Fähigkeiten nicht erwähnt sind und welche notwendig sein sollten, um den Job und die eigenen Leistungen bestmöglich zu charakterisieren. Begründen Sie außerdem Ihre Argumentation. Wer unsicher ist, was die Bewertung angeht, kann dazu einen Profi zu Rate ziehen. Im Internet finden sich zahlreiche Anbieter, die eine Analyse anbieten - Kostenpunkt zwischen 20 und 40 EUR für eine einfache Analyse.

Die Entscheidung für oder gegen eine kostenpflichtige Analyse muss natürlich jeder selbst treffen. Ich persönlich würde das immer von dem Stellenwert des jeweiligen Arbeitszeugnisses abhängig machen. Hat jemand sein Pflichtpraktikum beispielsweise in einem renommierten Unternehmen absolviert und stellt später fest, dass das Zeugnis nicht vorzeigbar ist, dann ist das ärgerlich. Unter bestimmten Voraussetzungen lässt sich eine Berichtigung des Arbeitszeugnisses vor dem Arbeitsgericht anstreben.
zuletzt aktualisiert am 09.08.2018
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